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Entro il 28 febbraio 2022 deve concludersi il processo di conservazione delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2020. Come conservare a norma di legge le fatture elettroniche? E quali sono le modalità operative per la conservazione a norma delle fatture elettroniche?

Per le fatture elettroniche emesse e ricevute nel corso dell’anno, la norma (articolo 3, comma 3 del D.M. 17 giugno 2014 che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L 357/1994) prevede l’obbligo della loro conservazione per la durata di 10 anni. L’operazione di conservazione deve essere effettuata con cadenza annuale, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi.

Dal momento che per l’anno 2020 il termine per la presentazione della dichiarazione dei redditi è scaduto il 30 novembre 2021, la conservazione digitale delle fatture elettroniche emesse e ricevute nell’anno 2020 deve essere effettuata entro la data del 28 febbraio 2022.

Con l’introduzione, nel 2019, per tutti i soggetti privati, dell’obbligo della fatturazione elettronica, la fattura elettronica è divenuta un documento informatico a tutti gli effetti. In quanto tale, la sua conservazione deve essere effettuata nel rispetto delle disposizioni contenute nelle disposizioni del D.M. 17 giugno 2014 e con le regole tecniche adottate con il Codice dell’Amministrazione Digitale.

La conservazione digitale dei documenti informatici è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, con lo scopo fondamentale di garantire nel tempo le loro caratteristiche di integrità, autenticità, leggibilità, affidabilità, reperibilità.

La conservazione digitale delle fatture elettroniche non è quindi la semplice memorizzazione su supporti digitali delle fatture in formato xml, ma un processo volto a conservare il documento informatico in modo tale che mantenga inalterato nel tempo il proprio valore giuridico e legale. In buona sostanza, archiviare su PC o su una chiavetta USB le fatture elettroniche non permette di assolvere all’obbligo normativo.

Le norme e i documenti di prassi specifici che regolamentano il processo di conservazione dei documenti informatici sono il D.Lgs. 82/2005 e s.m. (Codice dell’Amministrazione Digitale), il D.M. 17 giugno 2014, il D.Lgs. 5 agosto 2015 n. 127, il provvedimento 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate e la risoluzione n. 46/E del 10 Aprile 2017 dell’Agenzia delle Entrate.

Come conservare le fatture elettroniche?

La conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche può essere effettuata avvalendosi dei servizi che l’Agenzia delle Entrate mette (gratuitamente) a disposizione dei contribuenti o affidandosi ai servizi resi da diversi soggetti terzi (software house e provider accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale) che offrono adeguate garanzie organizzative e tecnologiche.

Il servizio dell’Agenzia delle Entrate per la conservazione delle fatture elettroniche

Il servizio di conservazione delle fatture offerto dall’Agenzia delle Entrate è un servizio gratuito attivabile dall’apposita area “Fatture e Corrispettivi” che consente all’utente la conservazione delle fatture elettroniche a norma di legge, anche in caso di decadenza o recesso dal servizio.

Per le fatture che transitano dal servizio di interscambio (SDI) a partire dalla data di adesione al servizio dell’Agenzia delle Entrate, la conservazione digitale delle fatture elettroniche avviene in automatico.

I servizi offerti a pagamento dai soggetti terzi privati

Nel caso in cui si usufruisca di uno dei tanti servizi di terzi soggetti che operano nel mercato, per la compilazione e la trasmissione delle fatture elettroniche, con molta probabilità, la conservazione digitale dei documenti avviene già in automatico, senza che l’utente debba in alcun modo intervenire nel processo di conservazione. In ogni caso, per non correre rischi, appare opportuno accertarsi che ciò avvenga correttamente e nei termini previsti.

La conservazione digitale delle fatture elettroniche può essere effettuata con più soggetti contestualmente, così come precisato nelle FAQ pubblicate dall’Agenzia delle Entrate il 19 luglio 2019.

Antonino Salvaggio – Centro Studi CGN

http://www.il-commercialista-dei-professionisti.com

Ulteriore differimento al 31 dicembre 2021 del termine concesso per aderire al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici a disposizione dall’Agenzia delle entrate.

Lo ha previsto l'Agenzia delle Entrate con il recente Provvedimento del 3 novembre 2021 n. 298662.

Ricordiamo che il termine era già stato prorogato e scaduto il 30 settembre 2021 (Provvedimento Agenzia delle Entrate del 30.06.2021 n. 172890), terminando così il periodo transitorio durante il quale gli operatori e i loro intermediari delegati, anche in assenza di adesione al relativo servizio, hanno potuto consultare la totalità delle fatture emesse e ricevute fin dall’avvio dell’obbligo generalizzato della fatturazione elettronica. In assenza di adesione espressa è possibile consultare esclusivamente le fatture emesse e ricevute dal giorno successivo all’adesione.

Al riguardo, l'Agenzia ha ricevuto numerose segnalazioni da parte degli operatori economici, delle associazioni di categoria e degli ordini professionali, che hanno evidenziato che, in molti casi, i contribuenti e i professionisti che avevano già aderito al servizio di conservazione delle fatture elettroniche non hanno colto la differenza tra tale adesione e quella prevista invece per il servizio di consultazione, nell’errato convincimento che l’adesione già prestata per il primo servizio comportasse automaticamente anche la possibilità di consultazione delle fatture elettroniche. 

A questo si è aggiunto la concomitanza della scadenza al 30 settembre 2021 con numerosi altri adempimenti fiscali, anche legati alla possibilità di fruire delle agevolazioni previste dalle norme a favore degli operatori colpiti dagli effetti negativi della pandemia. 

In particolare, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili ed il Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro hanno evidenziato che l’indisponibilità delle fatture pregresse rende più gravosi gli adempimenti da parte dei contribuenti e dei professionisti che li assistono, che devono eventualmente reperire i duplicati delle fatture presso i soggetti emittenti.

Per andare incontro alle suddette richieste, con il recente provvedimento si è disposta la riapertura, fino al 31 dicembre 2021, dei termini per effettuare l’adesione al servizio di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche e dei loro duplicati informatici prevedendo la possibilità, per chi effettua l’adesione entro il 31 dicembre 2021, di accedere a tutte le fatture emesse e ricevute trasmesse al Sistema di Interscambio dal 1° gennaio 2019.

La proroga al 30 settembre, era stata prevista l'Agenzia delle Entrate con il Provvedimento Agenzia delle Entrate del 30.06.2021 n. 172890 che intervenendo sul punto 8-ter del provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 "Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici nel periodo transitorio”, aveva sostituito le parole “dal 1° luglio 2019 al 30 giugno 2021” con “dal 1° luglio 2019 al 30 settembre 2021”.

L'Agenzia delle Entrate, nell’ottica di efficientamento del processo di fatturazione elettronica e a seguito delle istanze degli operatori e delle associazioni di categoria, aveva previsto anche una nuova funzionalità per i soggetti che utilizzano un canale “web service” per lo scambio dati con il Sistema di Interscambio (SdI), ossia:

• la produzione di un report di quadratura delle fatture elettroniche e delle notifiche scambiate tra quest’ultimo e il soggetto, in qualità esso sia di ricevente, sia di trasmittente, e
• un servizio per il reinoltro delle fatture elettroniche e delle notifiche che non sono state recapitate al soggetto. La funzionalità di reinoltro riferita a file fatture che si trovano nello stato di “Impossibilità di recapito”, comporterà, al buon esito dell’operazione di reinoltro, l’impostazione automatica della data di consegna con la data di ritrasmissione, rilevante quindi ai fini fiscali.

Com'è noto, l’Agenzia delle entrate memorizza e rende disponibili in consultazione 

• agli operatori IVA, o agli intermediari dagli stessi delegati, le fatture elettroniche emesse e ricevute
• ai consumatori finali, le fatture elettroniche ricevute.

In particolare con il provvedimento n. 524526 del 21 dicembre 2018, è stata prevista l’introduzione di una specifica funzionalità, da rendere disponibile nell’area riservata del sito internet dell’Agenzia delle entrate, per consentire agli operatori IVA, o un intermediario appositamente delegato, ovvero al consumatore finale, di aderire espressamente al servizio di “Consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici”.
Si ricorda che per aderire al servizio di consultazione e acquisizione delle proprie fatture elettroniche:

• gli operatori Iva, devono effettuare l'adesione dal portale Fatture e corrispettivi, a partire dal giorno successivo all’adesione saranno consultabili tutte le e-fatture emesse e ricevute dal 1° gennaio 2019.
• i consumatori finali persone fisiche, possono sottoscrivere l’adesione al servizio nell’area riservata di Fisconline.

Il servizio di consultazione prevede che le fatture elettroniche siano consultabili e scaricabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte del Sdi.

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