Come fare una bella presentazione in powerpoint

NON HAI TEMPO DI LEGGERE L’ARTICOLO? NON PREOCCUPARTI, LASCIA CHE TI INVII UNA COPIA

Sono sicuro che ci sono alcune parole chiave che ti vengono in mente quando senti la parola “presentazioni PowerPoint efficaci”: last minute, fretta, creazione di nuovi layout, assemblaggio di slide da presentazioni già esistenti…  

Non preoccuparti, è così per tutti.

Siamo sempre chiamati a creare le presentazioni PowerPoint efficaci all’ultimo minuto, e questo ci obbliga a riciclarne il più possibile (effetto collage), per ridurre il più possibile il numero di nuovi layout da creare.

L’assemblaggio di diapositive di presentazioni esistenti e l’aggiunta di nuovi layout generati all’ultimo minuto dà vita a una varietà di presentazioni molto strane e inefficaci.

Ogni volta che una presentazione viene assemblata, ha bisogno di un intervento di coerenza.

Quindi, inizi a fare cose come allineare i titoli da una slide all’altra, posizionare il logo in basso a destra, assicurarti che sia della stessa dimensione e nella stessa posizione in ogni diapositiva lungo tutta la presentazione, ecc. Questi compiti possono costarti un sacco di tempo, e la situazione non fa altro che peggiorare.

Spesso dovrai generare nuovi layout sotto la pressione del tempo, e non hai linee guida o regole da seguire.

Quindi, cosa fai di solito quando ti trovi di fronte a una diapositiva bianca che deve essere completata?

Te lo dico.

Apri PowerPoint e cerchi di progettare qualcosa che ti sembri bello ed efficace. Poi continui a lavorarci sopra per far apparire il tuo design coerente con il resto delle slide, sprecando ancora più tempo. Purtroppo, questo spesso ti porterà a progettare presentazioni inefficaci.

Perché inefficaci? Pensaci un attimo: è sufficiente allineare il logo su ogni slide per rendere la presentazione efficace?  

Questi elementi sono molto importanti, e puoi far sì che PowerPoint si prenda cura di loro. Alla fine, dovrai solo saper usare bene il ben noto Slide master PowerPoint, e la tua presentazione avrà un aspetto coerente.

Ma sarà sufficiente?

No.  

E se avessi alcune regole da seguire che potrebbero guidarti lungo le fasi di creazione e assemblaggio della tua presentazione in modo tale che, se rispettate, potrebbero garantirti una presentazione efficace al 100%?

Osservando le persone che progettano le presentazioni, ho notato gli errori più comuni. Negli ultimi anni ho preso appunti e li ho finalmente trasformati in regole che possono fare la differenza nella tua presentazione.

Tenendo a mente queste 12 tecniche, avrai la sicurezza che le tue presentazioni saranno sempre coerenti ed efficaci. Inoltre, non dovrai preoccuparti di cosa deve essere fatto diapositiva per diapositiva, e nessuna scelta sarà lasciata alla tua creatività. 

Grazie a questo articolo, imparerai una metodologia che ti permetterà di smettere di immaginare le slide e di iniziare a risolverle.

• UTILIZZA UNA COMBINAZIONE DI COLORI MONOCROMATICI PER UN LOOK E UN’ARIA PROFESSIONALE
• UTILIZZA I CONTORNI SOLO QUANDO STRETTAMENTE NECESSARIO
• 3. UTILIZZA GLI ALLINEAMENTI PER RENDERE LA STRUTTURA DEI CONTENUTI IMMEDIATAMENTE CHIARA AL PUBBLICO 
• 4. UTILIZZA LINEE RETTE INVECE DI CURVE 
• 5. STORYTELLING DEI DATI PER GUIDARE LE PERSONE ATTRAVERSO GRAFICI O TABELLE COMPLESSE
• 6. DAI UN TITOLO AI TUOI GRAFICI E CHIARISCI L’UNITÀ DI MISURA DEI NUMERI
• 7. IMPARA AD USARE LO SLIDE NAVIGATOR PER GUIDARE I LETTORI ATTRAVERSO LA TUA PRESENTAZIONE
• 8. COMUNICA IL MESSAGGIO CENTRALE ATTRAVERSO IL TITOLO
• 9. CREA UN UNICO DESIGN DA PRESENTARE E DISTRIBUIRE    
• 10. SFRUTTA LA POTENZA DEGLI SPAZI BIANCHI
• 11. PROGETTA LE TUE SLIDE PENSANDO ALLO SCOPO FINALE
• 12. UTILIZZA ADD-INS PROFESSIONALI PER OTTENERE RAPIDAMENTE UN LOOK COERENTE
  • MLC PowerPoint Addin
  • Think-cell
• Try these tips to make a presentation look consistent from the start

UTILIZZA UNA COMBINAZIONE DI COLORI MONOCROMATICI PER UN LOOK E UN’ARIA PROFESSIONALE

Se desideri che le presentazioni PowerPoint siano efficaci, devi avere uno schema di colori coerente applicato a tutte le tue slide. Durante i miei corsi sul Lean Presentation Design, spesso mostro queste quattro slide e chiedo ai miei studenti: “Queste slide provengono dalla stessa presentazione?”  

Tu cosa risponderesti?

La risposta più comune che viene data dalla maggior parte dei miei studenti è: “Sì, queste quattro slide fanno parte della stessa presentazione”. Tu sei d’accordo con loro?

Allora mi piace prenderli in giro e chiedergli: “Perché pensate che provengano tutte dalla stessa presentazione? Cosa ve lo fa pensare?”

C’è chiaramente una combinazione di fattori che dà al pubblico la sensazione di coerenza: l’uso dello stesso font su tutte le slide, la ricorrenza del logo nell’angolo in basso a destra e, soprattutto, l’uso di una palette di colori coerente.  

Ti sto suggerendo di usare gli stessi colori su tutte le slide? Quasi, ma è un po’ più complicato di così.

Se stai per creare una nuova slide e disegni una forma, il risultato sarà una forma disegnata con il triste blu standard di PowerPoint.

E se vuoi cambiare il blu standard?

Selezioni la forma, apri il menu Riempimento Forma, e ti ritrovi a dover fare una scelta.

Con quale colore dovresti iniziare?  

Arancione o verde? Una combinazione di questi colori creerebbe l’effetto di consistenza che cerchi?

Lascia che ti dica subito di no!

Il problema principale è dovuto al fatto che i colori, se abbinati in modo casuale, non garantiscono un risultato coerente.  

Ci sono alcuni colori che funzionano molto bene se usati insieme e altri che non possono assolutamente essere abbinati.

Ora, lascia che ti chieda: quali colori abbineresti insieme con la sicurezza che funzionino? Forse ne hai già un’idea, ma se ti chiedessi di trovare una combinazione di colori efficace a partire da un determinato colore del brand, cosa faresti?

Diventa difficile trovare una palette di colori che funzionino bene quando vengono abbinati.

È qui che entrano in gioco le combinazioni di colori. Dedicherò una guida completa agli abbinamenti di colore, ma per ora ti insegnerò solo ad usarne uno, il più professionale: l’abbinamento monocromatico.  

Supponiamo che io ti dia un certo colore attraverso il codice RGB:

Questo blu è R=0, G=58, B=89, e sembra un bel blu scuro.

Anche se questo colore potrebbe piacerti, non sarà sufficiente per gestire l’intera presentazione. Dovrai sicuramente generare delle varianti.

Quindi, avrai bisogno di più colori.

Consiglierei di lavorare con una palette di cinque colori in totale (quello dato più altri quattro).  

Tuttavia, ti starai chiedendo: “come posso trovare gli altri colori partendo da questo?”

Per farlo, ti presenterò uno strumento meraviglioso chiamato Adobe Color.

Adobe color è gratuito e disponibile online, e puoi accedervi con tutti i browser (Internet Explorer, Google Chrome, Firefox).

Adobe Color ti dà la possibilità di scegliere un colore principale e di calcolare gli altri.

Sì, ti sto dicendo di calcolare i colori!

Seleziona il colore centrale in modo da avere gli altri quattro divisi in due colori per parte a sinistra e a destra di quello principale.

Scrivi il codice RGB del colore principale.

Se non sai dove trovare il codice RGB di un colore, puoi prenderlo da PowerPoint con il contagocce e analizzarlo nel menu Altri colori di riempimento.

Vedi i numeri in corrispondenza di Rosso, Verde e Blu?

Questo è il tuo codice RGB di quel colore.

Ora, lancia il browser. Io uso personalmente Google Chrome, ma tu puoi usare quello che preferisci. Cerca Adobe Color e avvia lo strumento.  

È il momento di inserire l’RGB che hai ricevuto in PowerPoint.

Il colore principale è il blu che ti ho dato (al centro della fila di colori sotto la ruota). Gli altri colori sono calcolati automaticamente come parte di una combinazione di colori chiamata Complementare. Scoprirai che esistono diversi potenti accostamenti di colori, ma devi sapere come padroneggiarli: questo te lo insegnerò in una guida dedicata.

Per ora, cerchiamo la combinazione di colori più semplice, ma anche la più elegante, che ti aiuterà a fare la scelta più sicura: l’abbinamento monocromatico. 

Che cosa è successo?

Adobe Color ha calcolato una combinazione monocromatica del colore principale e ti ha dato altri quattro colori che funzionano perfettamente abbinati ad esso.

Come puoi vedere, hai alternative più scure dello stesso blu da usare come sfondo e hai alternative più chiare da usare in primo piano. Potrei facilmente selezionare alcuni colori dalla palette e abbinarli in modo che si valorizzino a vicenda.

A questo punto, avrai creato una palette di colori monocromatici e professionali da utilizzare in modo sicuro per comporre le tue slide in modo coerente ed efficace.

Usa gli abbinamenti monocromatici di colori per progettare ogni presentazione, così da essere coerente fin dall’inizio.

UTILIZZA I CONTORNI SOLO QUANDO STRETTAMENTE NECESSARIO

Cos’è un contorno in PowerPoint?  

Per definizione, un contorno è una linea o un insieme di linee che racchiudono o indicano la forma di un oggetto in uno schizzo o in un diagramma.

È possibile applicare i contorni a molti oggetti in PowerPoint: forme, caselle di testo o testo:

I contorni vengono spesso applicati anche alle tabelle.

Riesci a vedere i bordi di questa tabella?

Il problema dei contorni è che le persone che lavorano su PowerPoint ne fanno un uso eccessivo. Questo accade perché spesso pensiamo che l’aggiunta di contorni renda il contenuto più chiaro attraverso la sua scomposizione grafica.

È così che ci ritroviamo con risultati del genere:

Analizza questa slide insieme a me.

Ha un titolo con un contorno, che è la prima parte della slide da leggere. Poi la slide viene divisa in quattro sottotitoli, e infine abbiamo una casella di testo che descrive ogni sottosezione.

Quanti oggetti vedi?

Se la risposta è otto più il riquadro del titolo, hai ragione!

Permettimi di ridisegnare la slide.

Quanti oggetti vedi ora?

Anche se la slide è la stessa, ti sembra che ci siano solo quattro oggetti, ho ragione?

Com’è possibile?

Se le linee vengono rimosse, la slide è più leggera e presenta meno oggetti su cui concentrarsi. In questo caso, la slide senza contorni funziona meglio perché abbiamo solo quattro oggetti, identificati dalle sotto voci e dettagliati con i riquadri sottostanti. Pertanto, non solo è percepita come più leggera, ma è anche più corretta.

Questo intervento incide profondamente sull’efficacia della slide, e richiede solo un po’ di tempo per essere realizzato.   

Non fraintendermi, non ti sto dicendo che i contorni sono sempre negativi: hanno solo bisogno di una ragione per esistere. Per esempio, prendi questa slide del diagramma di Gantt (se creare/importare diagrammi di Gantt in PowerPoint è una sofferenza per te, ti consiglio vivamente di leggere La Guida Definitiva per creare un Diagramma di Gantt PowerPoint in semplici passi). 

La slide mostra un ampio titolo, un diagramma di Gantt a sinistra e le descrizioni di ogni attività a destra.

Sembra un po’ disordinata, vero?

Le descrizioni sono tutte accatastate, ed è difficile associare ognuna di esse al compito relativo. Aggiungendo dei contorni si risolverebbe parzialmente il problema.

Il contorno aiuta gli occhi a scansionare rapidamente i commenti e ad associarli al compito giusto. Tuttavia, se fai attenzione, ho scritto che i contorni risolvono solo in parte il problema.

Uno dei principi manifesti del Lean Presentation Design è “Less is More”, il che significa che quando una slide non funziona, la soluzione migliore è quella di non aggiungere mai elementi, ma di rimuoverli o di sfruttare gli spazi bianchi.  

In questo caso, separiamo visivamente i compiti semplicemente aumentando lo spazio bianco tra di essi.

Linee e riquadri possono a volte aiutare ad evitare un aspetto disordinato, in particolare nelle presentazioni self-standing (presentazioni destinate ad essere lette, non presentate).

Supponiamo che debba incontrare un nuovo cliente e abbia bisogno di creare un formato di caso studio, in cui poter mostrare diapositive in stile “prima e dopo” relative al mio intervento.

Potrei fare leva sui contorni per distinguere meglio le due sezioni.  

Oppure potrei usare una linea per separare verticalmente le due slide. 

Una delle due alternative funziona meglio; quale? 

I contorni sono spesso utilizzati in modo eccessivo, ma a volte, se applicati correttamente, possono aiutare a chiarire layout disordinati e supportare la comprensione del pubblico.

3. UTILIZZA GLI ALLINEAMENTI PER RENDERE LA STRUTTURA DEI CONTENUTI IMMEDIATAMENTE CHIARA AL PUBBLICO 

Sappiamo tutti che l’allineamento è una cosa importante, soprattutto in settori come la consulenza, dove si potrebbe diventare matti ad allineare ogni singola linea su una presentazione di 300 slide da consegnare al cliente. Sai che tutto deve essere perfettamente allineato, altrimenti sembrerà strano e darà l’impressione che non ti importi molto della precisione.  

L’allineamento è ancora più importante, perché porta con sé un significato. Perché un significato? Perché gli allineamenti sono un modo potente per correlare gli oggetti tra loro a livello subconscio. Se vedi due o più oggetti allineati, il tuo cervello li percepirà come correlati nel significato.  

Al contrario, questo significa che in una slide con elementi non allineati, i tuoi occhi salteranno da un oggetto all’altro, cercando di correlarli per capire il significato della slide.

Naturalmente non vuoi che il tuo pubblico si osservi le tue slide cercando di collegare i punti, perché se lo farà, smetterà di ascoltarti. Quindi, gli allineamenti hanno un forte impatto sull’esperienza d’uso del tuo progetto e sull’esecuzione delle tue presentazioni PowerPoint efficaci. 

Se stai presentando una presentazione fisica, rischierai di perdere l’attenzione del tuo pubblico; mentre in una presentazione self-standing corri il rischio che le persone smettano di leggere perché è troppo faticosa da seguire.  

Lascia che ti dia una dimostrazione con un rapido test UX. Quanti oggetti vedi in questa slide?  

Probabilmente li hai contati e hai trovato la risposta giusta: dodici!  

Quindi, quello che vedi è un insieme di dodici oggetti non correlati.  

Ora lascia che ti faccia la stessa domanda sulla seguente slide: quanti oggetti vedi?  

Sono sicuro che sei tentato di rispondere quattro!  

Cosa sta succedendo qui? La diapositiva è la stessa e il numero di oggetti è sempre dodici, ma il modo in cui la percepisci è totalmente diverso. Questo test dimostra che gli allineamenti hanno un impatto sul significato delle tue slide; non è solo una questione di ordine visivo.  

Gli allineamenti sono una delle tecniche che utilizziamo per progettare i percorsi oculari del pubblico sulle nostre diapositive.  

Scopri come il controllo dei percorsi oculari può migliorare notevolmente le presentazioni PowerPoint efficaci e scopri le altre tecniche correlate Crea presentazioni PowerPoint efficaci con il Neuro presentation design: l’allineamento è solo una di queste!  

Dai un’occhiata alla seguente slide: 

È una slide semplice da capire, ma i tuoi occhi non vogliono andare in tutte le direzioni, saltando da un oggetto all’altro?  

Ti sentirai più sollevato, nel vedere la versione riordinata.  

Sono sicuro che i tuoi occhi hanno seguito un percorso molto più chiaro (da sinistra a destra) che ha richiesto meno tempo e ti ha fatto capire facilmente la slide.

Ora lascia che ti dia un potente suggerimento che aumenterà la tua velocità mentre lavori con gli allineamenti. La regolazione degli allineamenti è un compito ricorrente durante il processo di creazione di una presentazione; dovrai usare i pulsanti di allineamento molte volte, in quanto dovrai allineare ogni oggetto in ogni diapositiva. 

Tuttavia, PowerPoint non ti facilita il compito, e mette l’allineamento a tre clic di distanza da te. 

Non mi piace lavorare in questo modo.  

Se dai un’occhiata alla mia configurazione di PowerPoint, noterai che utilizzo la barra degli strumenti di accesso rapido (Quick Access Toolbar). Mi piace posizionarla sotto il nastro in modo che sia sempre vicina alla slide e che possa raggiungere facilmente ogni pulsante in un secondo.  

Grazie alla Quick Access Toolbar, ho sempre i pulsanti di allineamento e distribuzione a portata di clic.  

Scopri come impostare la tua Quick Access Toolbar con 10 hack per realizzare presentazioni PowerPoint professionali e aumentare la tua produttività, dando più coerenza alle tue diapositive.  

4. UTILIZZA LINEE RETTE INVECE DI CURVE 

Questo è un suggerimento molto semplice ma potente che si adatta perfettamente alla metodologia del Lean Presentation Design. L’occhio umano apprezza l’ordine e gli allineamenti. Se qualcosa non è in linea, l’occhio umano sarà immediatamente attirato e cercherà di capire la differenza.

Noi, in quanto esseri umani, siamo molto bravi a riconoscere le differenze e ne siamo naturalmente attratti. Perciò, sulla tua slide devi tenere tutto in ordine, preferendo le forme dritte a quelle curve.

Ti è mai capitato di dover evidenziare un gruppo di oggetti sulla tua slide, come nell’esempio seguente?  

D’ora in poi, fai un favore al tuo pubblico: smettila di usare forme strane per evidenziare gli elementi sulla slide e opta per forme dritte come nell’esempio qui sotto.  

Vedi quanto è migliore l’uso di moduli rettilinei? È un semplice trucco, ma ricorda: il diavolo è nei dettagli, ed è nei dettagli che farai la differenza.  

5. STORYTELLING DEI DATI PER GUIDARE LE PERSONE ATTRAVERSO GRAFICI O TABELLE COMPLESSE

Quante volte hai dovuto presentare una presentazione analitica e hai avuto difficoltà ad applicare le tecniche di presentation design? Ricevo sempre questo commento dai miei tirocinanti del dipartimento finanziario:

“Maurizio, quelle tecniche dei percorsi oculari stanno cambiando il gioco, ma facciamo fatica ad applicarle perché realizziamo presentazioni di reporting e dobbiamo gestire grafici e tabelle tutto il giorno. Le nostre presentazioni sono inevitabilmente noiose”. 

Pensi davvero che se devi gestire grafici e tabelle in una presentazione, devi essere noioso? Non pretendo di trasformare le tue presentazioni in un’esperienza divertente, ma le tue diapositive dovrebbero almeno mantenere l’attenzione del pubblico.  

Supponiamo che la tua società preveda una diminuzione dei ricavi dei prodotti principali perché sono alla fine del loro ciclo di vita. Pertanto, prepari un piano di lancio incrementale delle innovazioni che saranno introdotte anno per anno per compensare il problema.  

Vuoi mostrare l’impatto di tre innovazioni e vuoi descriverle una per una durante il tuo discorso.  

Ecco la tua slide.  

Probabilmente hai letto il titolo, hai ricevuto il messaggio principale e poi hai scansionato il grafico per trovare una conferma del messaggio principale.

La slide non è ottimizzata per una comprensione immediata. Ci sono 2 problemi principali:  

1. È disordinata, e deve essere prima ridisegnata.
2. Non c’è una narrazione ed è difficile seguirti durante il tuo discorso.

Affrontiamoli insieme, passo dopo passo. Prima di tutto, puliamo la diapositiva per migliorare il contenuto.  

Il font è troppo piccolo e l’asse delle Y è ridondante perché ci sono già i numeri nelle barre. Quindi, aumentiamo la dimensione complessiva del font, mettiamo in grassetto i numeri e sbarazziamoci dell’asse Y. Questo ti permetterà di ingrandire il grafico e di sfruttare tutto lo spazio sulla slide.  

È meglio, ma possiamo comunque migliorarla, no? Vedi il contorno? Perché pensi di averne bisogno? Non ne hai bisogno. L’unica cosa di cui hai bisogno è la linea dell’asse delle X che separa le barre dalle etichette dell’anno ##.  

Ha un aspetto migliore, non è vero?

Ora occupiamoci della legenda. A mio parere, le legende di default non sono molto efficaci perché costringono gli occhi ad andare avanti e indietro per associare l’etichetta della legenda alle relative barre. 

Penso che potremmo lavorare molto meglio con etichette a colori codificate fatte a mano che si collegano immediatamente alle barre.   

Quanto è leggibile ora?  

Procediamo con i colori. E se volessi sottolineare la differenza tra i prodotti di base e le innovazioni?

In questo momento vediamo tre innovazioni e due prodotti core, ma non sono correlati tra loro. In altre parole, sembra che tu abbia cinque diversi oggetti (prodotti) mentre hai solo due gruppi: le innovazioni e i prodotti core. 

Ora hai le innovazioni visivamente correlate con i prodotti core, semplicemente utilizzando colori coerenti. Potresti fare ancora di più! 

Cerchiamo di estendere la stessa tecnica di codifica dei colori anche al titolo.  

Colorando le innovazioni e il loro effetto in verde, le si collega al grafico e si migliorano le relazioni tra i diversi oggetti. Questo guiderà gli occhi del tuo pubblico attraverso un percorso diretto verso il messaggio centrale.

Ora supponiamo che durante il tuo discorso tu voglia parlare prima del declino dei prodotti core, lasciando per un attimo da parte le innovazioni.  

Ora supponiamo che durante il tuo discorso tu voglia parlare prima del declino dei prodotti core, lasciando per un attimo da parte le innovazioni.  

Poi, quando arrivi alle innovazioni, evidenzia quelle. 

Lo stesso grafico viene presentato con il supporto di più slide. Non sto usando animazioni o transizioni per collegare le due slide, basta duplicarle e posizionarle una dopo l’altra. 

Se le cambi al momento giusto mentre parli, darai l’impressione al tuo pubblico che le tue slide ti stiano seguendo e, grazie ai contrasti, sapranno subito dove guardare. Così facendo, scopriranno che le tue slide supportano davvero quello che dici, messaggio per messaggio.  

Hai notato la differenza tra il grafico iniziale e quello finale?  

Trovo impressionante la facilità con cui si possono trasformare le slide in potenti supporti per il proprio discorso, semplicemente usando il pensiero logico. Questa tecnica è solo una parte di uno storytelling comune con processi di dati. Quindi, se lavori molto con le presentazioni analitiche, ti consiglio vivamente di dare un’occhiata alla guidetecniche di storytelling per le presentazioni PowerPoint efficaci. 

CFO e finanzieri, volete commentare questa tecnica?

6. DAI UN TITOLO AI TUOI GRAFICI E CHIARISCI L’UNITÀ DI MISURA DEI NUMERI

Le presentazioni analitiche sono spesso dei report distribuiti ai tuoi stakeholder in modo che possano leggere i dati da soli. Se non sei presente alla presentazione, ci sono alcune importanti celle informative chiave che potresti aggiungere e che aiuteranno le persone ad esaminare le tue slide in modo efficace. 

Nel grafico precedente non hai ritenuto di aver bisogno di ulteriori descrizioni oltre al titolo per capire, ad esempio, le diverse innovazioni o i prodotti principali. Questo perché tu stesso hai presentato le slide di fronte al tuo pubblico, dando tutti i dettagli necessari attraverso il tuo discorso. 

E se non ci fossi stato tu? Durante un discorso, potresti anche sbarazzarti del titolo. In una presentazione self-standing, avrai assolutamente bisogno del titolo ed eventualmente anche di un sottotitolo.  

Grazie ad un sottotitolo ben allineato, sarai in grado di fornire tutte le informazioni aggiuntive che il tuo pubblico potrebbe richiedere per una completa comprensione della tua slide.  

Hai guardato questa slide per gli ultimi due paragrafi; non hai provato qualcosa di strano?  

Permettimi di porti una domanda: se parlo di ricavi, sto parlando di qualche centinaio di dollari, qualche milione di dollari o di miliardi? Qual è la valuta dei tuoi ricavi? 

Usando la parola “ricavi” nel titolo significa che era chiaro che stavo parlando di soldi, e probabilmente hai prestato più attenzione al rapporto sulle barre (più grandi, più piccole, crescenti e decrescenti) invece che al numero.

Tuttavia, sarebbe assolutamente sbagliato presentare un grafico in cui l’unità di misura non è chiara al pubblico.  

Sistemiamo insieme la slide aggiungendo i dettagli mancanti.  

Puoi aggiungere una piccola etichetta dove preferisci; la cosa più importante è che le dia il giusto livello di contrasto. Non deve risaltare rispetto agli altri contenuti.  

Nell’esempio seguente, l’ho messa a destra. 

Probabilmente potrei anche integrarlo sotto il sottotitolo, come nel prossimo esempio. 

7. IMPARA AD USARE LO SLIDE NAVIGATOR PER GUIDARE I LETTORI ATTRAVERSO LA TUA PRESENTAZIONE

Le presentazioni self standing sono spesso costituite da lunghe relazioni realizzate da più sezioni. I report hanno di solito un indice e poi ti guidano sezione per sezione, in ordine. 

Se pensi a un report lungo, diciamo circa 100+ diapositive, può succedere che, mentre stai leggendo, ti distrai; per esempio, ricevi una telefonata, un messaggio WhatsApp o un’e-mail a cui devi rispondere. Poi, quando torni a leggere, non ricordi in quale sezione ti trovavi. A volte vuoi solo sapere quante sezioni devi leggere per finire il report.  

Per supportare i lettori, una best practice efficace è il navigatore di diapositive.

Cos’è uno slide navigator?  

Sono sicuro che l’avrai già visto altre volte. Supponiamo che tu stia presentando il processo che abbiamo progettato in precedenza in questo articolo.  

Questa sarebbe la tua slide panoramica. Poi dovrai spostarti su una copertina di sezione che mostra solo il primo passo, di cui parlerai in seguito.  

Le seguenti slide faranno parte della descrizione del passo n. 1. Allora, come si fa a mantenere il tuo segnalibro mentale? Aggiungi un navigatore!  

Ho semplicemente raggruppato le forme del processo, mi sono liberato del testo che altrimenti sarebbe stato troppo piccolo, e ho riportato una miniatura del processo nell’angolo in alto a destra della slide. Grazie a questa tecnica, il lettore saprà sempre che ciò che sta leggendo fa parte della sezione 1 del processo. 

Citando Guy Kawasaki, “Se la tua presentazione fa schifo, almeno le persone sapranno per quanto tempo dovranno resistere”. 

8. COMUNICA IL MESSAGGIO CENTRALE ATTRAVERSO IL TITOLO

Il titolo è utile nelle tue slide? Dai un titolo alle tue slide? Cosa scrivi nei titoli?  

So che sembra una domanda facile ma, credimi, questo è uno degli errori più frequenti che vedo commettere dai presentatori. Prendiamo come esempio la diapositiva che abbiamo usato prima. Riesci a leggere il titolo? 

Il titolo ti dice davvero il messaggio fondamentale? No!  

Dov’è il messaggio fondamentale? Spesso scoprirai che, per qualche motivo, è stato spostato nel sottotitolo. I presentatori vengono spesso ingannati dal fatto che devono intitolare la slide con un titolo non parlante, e poi fanno leva sul sottotitolo per riportare ciò che manca, il vero messaggio.  

La mia raccomandazione è di usare il titolo per comunicare immediatamente il messaggio principale e, eventualmente, se lo ritieni utile, usa il sottotitolo per il resto.  

In questo esempio è necessario scambiare il titolo con il sottotitolo.  

Ho inserito il sottotitolo in un riquadro per rafforzare la differenza rispetto al titolo. Non è obbligatorio, né sempre consigliato “inscatolare” il sottotitolo. La cosa più importante da fare in questo paragrafo è comunicare il messaggio centrale della slide nel titolo e usare il sottotitolo come supporto. 

9. CREA UN UNICO DESIGN DA PRESENTARE E DISTRIBUIRE    

Si dice che una buona presentazione non sia self-standing: ciò significa che se si distribuisce una presentazione progettata per il proprio discorso, e la si progetta correttamente, sarà illeggibile perché sarà talmente essenziale che sarà sempre necessario parlarne.  

In un mondo ideale, avresti una presentazione snella come supporto per tenere il discorso, e una completa da distribuire alle persone dopo la presentazione.  

Qual è il problema? Il tempo! 

I professionisti del business non hanno tempo per creare la stessa presentazione due volte. Spesso non hanno il tempo di crearne nemmeno una versione, e si affrettano sempre all’ultimo minuto. 

Naturalmente, se facessi creare le tue presentazioni a me o alla tua agenzia di comunicazione, potresti facilmente ottenere una versione snella e una versione completa. Ma cosa succede se devi cavartela da solo? 

La soluzione è stampare delle versioni da distribuire! Ricordi lo spazio per le note sotto ogni slide su PowerPoint? 

È ora di imparare ad usarlo correttamente.

Non voglio che usi la nota per scrivere informazioni che leggerai durante il tuo discorso. Le note non sono lì per te, sono fatte per essere lette dal tuo pubblico una volta che hai consegnato la presentazione completa.  

In PowerPoint hai la possibilità di stampare la presentazione in modalità dispensa, il che significa che puoi tenere la tua diapositiva bella e pulita per il tuo discorso, e puoi scrivere tutte le informazioni che ti servono per renderle self-standing direttamente nelle note.  

Se è possibile stamparle, significa che puoi anche stampare la presentazione in formato pdf, in modo da poter convertire la tua presentazione PowerPoint in un report da distribuire e inviarlo via e-mail in pochi secondi.  

Lascia che ti mostri come fare. Per prima cosa, compila le note.  

Vai su FILE > STAMPA (o usa la scorciatoia da tastiera CTRL+P) per accedere al menu di stampa e imposta la stampante su “Microsoft Print to PDF”, e seleziona “Pagine note”. 

Nell’anteprima puoi già vedere come sarà la tua versione da distribuire. Tutto quello che devi fare ora è cliccare sul pulsante Stampa e attendere la conversione. Otterrai una presentazione in formato PDF pronta per il tuo pubblico. 

Ora non hai più una scusa per riempire le tue presentazioni di testo perché devi distribuirle al pubblico dopo il tuo discorso. Crea presentazioni snelle per sostenere il tuo discorso e usa le dispense in formato PDF se hai bisogno di distribuirle in un secondo momento. 

10. SFRUTTA LA POTENZA DEGLI SPAZI BIANCHI

Tra tutti i feedback dei clienti, il mio preferito è probabilmente il seguente: “Maurizio, bel design, ma credo che la diapositiva sia un po’ vuota. Possiamo riempirla?”

Permettimi di chiarire che gli spazi bianchi sono uno degli alleati più potenti che hai, quando progetti le tue presentazioni. Purtroppo, anche se sono semplicemente la cosa più facile da gestire, richiedono molta esperienza per essere utilizzati correttamente.  

Durante il master Lean Presentation Design, spesso mostro il seguente esempio ai miei studenti. Un giorno stavo lavorando a una presentazione che doveva comunicare il concetto di “Made in Italy”, e il cliente ha osato condividere con me la seguente slide: 

Cosa ne pensi? 

A me sembra che la stagione di caccia agli spazi bianchi sia stata aperta! Perché spremere informazioni e immagini su una slide per coprire il maggior numero possibile di spazi bianchi?  

Non possiamo comunicare lo stesso concetto con un’unica bella immagine migliorata? 

Gli spazi bianchi sono uno strumento molto potente perché creano contrasto con il contenuto e danno respiro. Questo è vero anche nei paragrafi di testo. Osserva la descrizione testuale a sinistra nella seguente slide.  

Ogni elemento dell’elenco è diverso dal precedente e dovrebbe essere chiaramente separato, ma, in questo momento, li vediamo tutti insieme.  

Aggiungiamo 12 punti di spaziatura tra le linee per vedere la differenza.  

Ecco il risultato:

Vedi la differenza? Questa è molto più chiara della precedente, grazie al fatto che ogni elemento dell’elenco è visivamente indipendente dagli altri.

Infine, nel far leva sugli spazi bianchi, non aver paura di loro, perché sono grandi alleati. Se li rispetterai, valorizzeranno i tuoi contenuti e miglioreranno il tuo design.

11. PROGETTA LE TUE SLIDE PENSANDO ALLO SCOPO FINALE

Un giorno ho ricevuto una telefonata da un nuovo cliente, che mi ha chiesto il mio supporto per preparare un report analitico per il team di leadership, al fine di condividere la performance del business alla fine dell’anno.

La presentazione era piena di grafici e tabelle, così ho utilizzato il trucco ampiamente sfruttato spiegato al paragrafo 5 di questo articolo (storytelling dei dati per guidare le persone attraverso grafici o tabelle complesse). Ho fatto uso dei colori per creare contrasti e per guidare il pubblico attraverso i messaggi che il cliente voleva comunicare.

Per questo motivo, ho trascorso molto tempo con il cliente per mettere a punto il suo discorso e la sequenza dei messaggi che voleva trasmettere. Mi sono assicurato che tutte le diapositive supportassero i messaggi in ogni punto del discorso. Tutto sembrava perfetto, così ho realizzato la presentazione. Il cliente ha stampato le presentazioni ed è andato alla riunione.

Il giorno dopo l’incontro l’ho contattato per verificare che tutto fosse andato bene, ma purtroppo non è andata così. Qualcosa è andato storto e non riusciva a capire come fosse possibile. Mi ha detto che i membri della dirigenza hanno faticato a seguirlo sulle slide stampate, e hanno continuato a interromperlo per chiedere chiarimenti su dove guardare. Era un chiaro problema di user experience, ma come è stato possibile se ho ottimizzato i percorsi oculari nel dettaglio, diapositiva per diapositiva, usando una grande varietà di colori contrastanti?

Avevo bisogno di capire cosa fosse andato storto, così sono andato a trovarlo per simulare l’incontro e vedere cosa fosse successo.

Appena arrivato, mi sono subito reso conto di cosa era successo. Le presentazioni erano state stampate in bianco e nero! Gli ho chiesto perché, e la risposta è stata semplice. “Abbiamo solo stampanti laser in bianco e nero per risparmiare”.

L’aspetto più importante di questa storia è quello di tenere conto di ogni vincolo sul modo in cui la presentazione sarà consegnata al tuo pubblico prima di progettarla.

Devi farlo perché, come puoi vedere, un design perfetto e accurato potrebbe essere un successo tanto facilmente quanto potrebbe fallire.

12. UTILIZZA ADD-INS PROFESSIONALI PER OTTENERE RAPIDAMENTE UN LOOK COERENTE

Rendere una presentazione efficace richiede molte competenze diverse: è necessario essere in grado di ricercare e produrre il contenuto, è necessario creare una trama potente, ordinando il contenuto in un flusso efficace utilizzando tecniche di persuasione e, infine, è necessario creare un supporto visivo basato sul modo in cui consegnerai la presentazione.

L’efficienza è estremamente importante per i professionisti del business, quindi la produzione di slide dovrebbe essere il più indolore possibile per consentire al pubblico di concentrarsi davvero sul contenuto e sulla trama. Tuttavia, spesso vedo professionisti alle prese con compiti che si potrebbero facilmente automatizzare o lasciare fare al software.

PowerPoint è un ottimo strumento, ma può essere potenziato da un software magico che si integra perfettamente e fornisce alcune nuove funzioni che potrebbero davvero farti risparmiare molto tempo.

Sto parlando dei PowerPoint Addins.

Ho scritto un articolo completo in cui ho recensito i migliori add in sul web, ma voglio citarne almeno due che credo valgano davvero la pena di essere menzionati in questo articolo.

MLC PowerPoint Addin

Nel corso degli anni, sono diventato un osservatore ossessivo delle persone che producono presentazioni in PowerPoint. Potrei guardarti lavorare per ore su PowerPoint per scoprire quali azioni possono essere ottimizzate nel tuo modo di lavorare. Lo faccio su me stesso, e sono riuscito ad aumentare incredibilmente la mia velocità.

Un’attività ricorrente eseguita manualmente può portare il presentatore a commettere un errore perché non è stato così preciso con il touchpad o solo perché ci vuole troppo tempo per essere eseguita. Ogni volta che lo vedo, invento una nuova funzione per aiutarlo.

Ho finito per creare un nastro completo sulle funzioni chiamate MLC PowerPoint Add in che aiuta sia me che i suoi utenti ad aumentare la velocità di produzione delle slide alle stelle!

Lascio a te il compito di andare a controllare tutte le funzioni dell’MLC PowerPoint Addin, mentre in questo articolo mi limiterò a dire che, senza di esso, non potrei realizzare alcuna presentazione. 

La prima e più famosa funzione è la funzione Swap Shapes, spesso combinata con la funzione Make Same Size e MLC Assets.

Lascia che ti mostri di cosa sto parlando.

Apri il nastro PowerPoint MLC e usa la funzione MLC Assets per inserire 2 immagini gratuite di alta qualità nella tua slide.

Le due immagini sono di dimensioni diverse. Creare due immagini della stessa dimensione non è un compito facile, perché hanno proporzioni diverse. Nel ridimensionamento, sarà anche necessario adattare la cornice di ritaglio per renderle ugualmente proporzionate.

Il MLC PowerPoint Addin non solo ti permette di ottenere rapidamente immagini di alta qualità e libere da copyright direttamente nel tuo PowerPoint, ma ti permette anche di renderle della stessa dimensione con un solo clic.

Seleziona l’immagine da cui vuoi ottenere la dimensione, quindi seleziona quella a cui vuoi applicare la dimensione originale. Premi il pulsante Make Same Size.

Supponiamo di dover scambiare le loro posizioni. Puoi farlo facilmente con un semplice click con la funzione più popolare dell’MLC PowerPoint Addin: Swap Shapes. 

È difficile scambiare manualmente e con precisione due forme senza questo pulsante. Ti sfido! Descrivi nei commenti il modo in cui faresti questo lavoro e, se sei fortunato, ti regalerò 1 anno di licenza gratuita di MLC PowerPoint Addin.  

Ti ho mostrato la punta dell’iceberg di ciò che potrebbe fare l’MLC PowerPoint Addin. Se sei interessato, scopri altre informazioni sull’MLC PowerPoint Addin. 

Think-cell

Ti ho mostrato la punta dell’iceberg di ciò che potrebbe fare l’MLC PowerPoint Addin. Se sei interessato, scopri altre informazioni sull’MLC PowerPoint Addin.

Think Cell è un add in storico di PowerPoint che consente di creare rapidamente potenti grafici direttamente su PowerPoint. Ci sono molte funzioni interessanti che vanno al di là dei semplici grafici che si possono creare in PowerPoint, quindi ti consiglio di dargli un’occhiata. 

Try these tips to make a presentation look consistent from the start

Se sei riuscito ad arrivare alla conclusione di questo articolo e hai affrontato le dodici tecniche, sono sicuro che ti sentirai un po’ sopraffatto dalle informazioni che ho appena condiviso con te.

Non preoccuparti, ci vogliono tempo e pratica per padroneggiare queste tecniche. La mia raccomandazione è di iniziare a mettere in pratica quelle che già correggono i tuoi errori, perché queste avranno un impatto immediato sul tuo processo di lavoro, e ti daranno il massimo beneficio nel minor tempo possibile. Poi ritorna a questo articolo, eventualmente scaricalo in formato PDF e stampalo in modo da poter aggiungere la tecnica successiva alla tua routine e iniziare a ridurre il tempo sprecato nella produzione di presentazioni.  

Se pensi che mi sia perso una tecnica che vorresti aggiungere, sentiti libero di completare la mia esperienza con la tua aggiungendo un commento qui sotto.

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