Come iniziare una mail in inglese formale

Saper scrivere una lettera formale in inglese è certamente utile in ambito lavorativo e non solo. Ad esempio, potresti dover inviare una lettera insieme al CV per candidarti a un’offerta di lavoro, o per richiedere informazioni su un prodotto, o magari anche per presentare un tuo progetto ad un’azienda.

Insomma, i motivi per scrivere una lettera o una mail formale sono molteplici.

Anche se la cosa al momento ti potrebbe apparire come un ostacolo insormontabile, don’t throw in the towel, con un po’ di concentrazione e un po' di pazienza, ti daremo un paio di spunti che ti semplificheranno le cose.

Per prima cosa, dimentica i fogli protocollo e i lunghi temi scolastici in cui facevi i salti mortali per scrivere il più possibile. In questo caso, a farti prendere un bel voto sarà la tua capacità di essere breve e conciso.  L’importante, infatti, non è proporre dei costrutti grammaticali complicati per impressionare l'interlocutore, bensì seguire una linea di svolgimento semplice e chiara che permetta di esporre al meglio i concetti necessari e consentire all'interlocutore di capire subito sia il succo del discorso, sia il fatto di aver appena ricevuto una lettera da una persona preparata.

Entriamo nel dettaglio.

Come scrivere una lettera formale in inglese

Se vuoi fare bella figura con il tuo elaborato, al di là della conoscenza della lingua, dovrai prestare attenzione anche ad alcuni dettagli legati soprattutto alla forma e alla struttura.

Un primo consiglio che ti diamo è quello di utilizzare le maiuscole con cura. In italiano, la lettera maiuscola viene infatti usata molto nelle lettere formali come forma di cortesia. In inglese non sarà necessario utilizzarla ogni volta che ci si rivolge al destinatario (es. “Thank You for Your attention), ma seguendo le normali regole che prevedono la maiuscola dopo il punto e nell’apertura della lettera:

Hi John

Thank you for your message...

Sempre su questo argomento, tieni a mente che anche le parole scritte tutte in maiuscolo sono da evitare. Se vuoi mettere in evidenza una parola o un concetto, non ricorrere a questa soluzione, otterresti solo il risultato di suonare “aggressivo”.

Altro errore che solitamente si commette nell’elaborare una lettera in inglese, è quello di eccedere nell'utilizzo della punteggiatura, in particolar modo delle virgole.

La lingua inglese, rispetto a quella italiana, è più lineare, per cui è meglio evitare periodi troppo lunghi e articolati e ricorrere piuttosto a frasi più corte e definite.

Un ulteriore aspetto fondamentale di una lettera formale - che tra l'altro vale anche per la lingua italiana - è quello di essere essenziali. Meglio arrivare subito al dunque, evitando frasi di circostanza che potrebbero apparire come ridondanti e soprattutto come mancanza di competenza.

Il consiglio è quello di iniziare immediatamente evidenziando l'oggetto della lettera e poi successivamente proporre gli eventuali approfondimenti tecnici necessari.

Essendo una lettera formale, è inoltre necessario evitare la forma contratta dei verbi e utilizzare invece la forma estesa come "do not" al posto di "don't", o "I am" invece di "I'm",  e allo stesso modo bisogna evitare l'uso di abbreviazioni e acronimi, che spesso vengono usate nel linguaggio informale.

Prima abbiamo accennato all'utilizzo delle virgole che deve essere ridotto al minimo indispensabile preferendo magari il punto. Per mantenere fluido il discorso, puoi comunque utilizzare connettori o congiunzioni, rendendo così il testo più scorrevole e dimostrando di avere anche una buona padronanza della lingua.

Altro importante consiglio è quello di ricorrere a una struttura a paragrafi che aiuterà il lettore a seguire meglio il testo e a capire subito i concetti chiave.

In aggiunta, evita di utilizzare il punto esclamativo. In inglese, infatti, si rischia di far assumere alla frase un tono “aggressivo”, proprio come succede con le parole scritte tutte in maiuscolo.

Arrivato alla conclusione, utilizza le formule standard di congedo che ti proporremo più avanti.

Come iniziare una lettera formale in inglese

Probabilmente la cosa più complessa e importante è quella di cominciare la lettera formale. Come evidenziato, nella lingua inglese, ma in generale anche in italiano, per questi costrutti è bene non tergiversare con parole riempitive, concetti ridondanti, ma andare subito al sodo.

Siccome stai sviluppando una lettera formale, dovrai sempre utilizzare forme di cortesia per rivolgerti al tuo interlocutore.

Dunque, la prima fase la devi dedicare ai saluti rivolgendoti in maniera formale evitando qualsiasi genere di aggettivo che possa far pensare ad un rapporto confidenziale. Per esempio, potresti aprire con:

"To whom it may concern" (a chi di competenza), "Good morning" (buongiorno), "Good afternoon" (buon pomeriggio) o "Hello" (Salve) ma mai "Hey" o "Hi" (ciao).

Un altro aspetto da curare nella parte iniziale della lettera formale è quello dell'intestazione che, per gli inglesi, risulta essere il primo elemento. Nello specifico, viene inserita in alto sulla destra del foglio conosciuta con il termine di heading. In questa parte bisognerà indicare l'indirizzo del mittente senza evidenziare il nome o il cognome.

L’ordine da seguire è il seguente: il luogo, in particolare il numero civico accompagnato dal nome della via oppure se è un viale, una piazza, un corso e quindi il nome della città con tanto di CAP.

Dopo aver scritto questi due dati, bisogna lasciare una o due righe vuote per inserire la data utilizzando sia uno stile british che prevede prima il giorno poi il mese e quindi l'anno (es. 25th November 2020) oppure lo stile americano che mette al primo posto il mese, il giorno e l'anno (November 25th, 2020). 

Da ricordare sempre che i nomi dei mesi in inglese hanno la lettera maiuscola.

Successivamente, nella parte sinistra si vanno ad inserire le informazioni relative al destinatario con una struttura abbastanza standard che prevede nello stile britannico prima il nome e il cognome del destinatario, eventualmente il nome dell'azienda a cui esso è associato, il numero civico e la via, la città e la contea con codice postale.

Nello stile americano, si inserisce il nome del destinatario, l'azienda, il numero civico, la via, la città, lo Stato e il codice fiscale. Ovviamente, la struttura può cambiare in virtù della nazione dove la lettera dovrà essere consegnata in quanto sono presenti strutture politiche differenti riguardanti le province, gli Stati, le regioni e le contee.

Si lascia un’ulteriore riga vuota e si parte a scrivere la lettera vera e propria, partendo dai saluti per poi continuare introducendo l’oggetto.

Vediamo come bisogna salutare in maniera formale il destinatario della lettera: evita ogni genere di forma confidenziale ed utilizza alcuni costrutti abbastanza consueti come "Dear Sir / Madame" che corrisponde a "Gentile Signore / Signora" a seconda dell’intestatario oppure "To whom it may concern" che significa letteralmente "a chi di competenza".

Successivamente, come abbiamo detto, è necessario introdurre in modo chiaro e conciso l’oggetto della lettera, evitando periodi troppo complessi a livello di struttura che appartengono di più alla tradizione italiana.

Non esistono forme precise per redigere questa parte di contenuto, ma ci si può aiutare con alcune frasi standard, che cambiano se si tratta della prima comunicazione con il mittente o se si sta scrivendo in risposta a scambi già avvenuti in precedenza.

Ad esempio, nel primo caso possiamo cominciare così:

"I am writing to…" che significa "Sto scrivendo per..."

“I am writing regarding/with reference to…” letteralmente “Sto scrivendo riguardo…”

O in alternativa:

 “I am writing to/ I would like to…” seguiti da:

inform you that (informarla)

confirm (confermare)

enquire about (chiedere informazioni su)

complain about (lamentarmi di)

Nel caso di risposte ad una domanda o a una questione già in essere, basta apportare qualche piccola modifica ai costrutti appena visti, utilizzando semplici forme come:

“I am writing in response to your letter/with reference to your enquiry” “Scrivo in risposta alla sua lettera/domanda”

“As requested, I’m sending you…” “Come richiesto, le invio…”

Insomma, ci sono tantissimi modi per introdurre l’oggetto della nostra lettera, l’importante è tenere sempre a mente l’obiettivo, ovvero far arrivare il nostro messaggio nel modo più efficace possibile.

Una volta terminata la parte iniziale in cui si saluta in maniera formale l'interlocutore e soprattutto si presenta in poche righe il motivo per il quale la lettera viene scritta, si passa al corpo della lettera: deve contenere tutti i concetti necessari per approfondire quanto esposto nell'oggetto e dare modo all'interlocutore di capire la questione ed eventualmente rispondere.

Indipendentemente dal motivo per il quale si scrive la lettera, bisogna fare in modo che questa parte sia anche molto fluida e coincisa evitando di ripetere gli stessi concetti e di aggiungere troppi dettagli.

L'obiettivo è quello di non far perdere concentrazione al lettore che, di fronte ad un testo eccessivamente lungo, potrebbe risultare scoraggiato e soprattutto potrebbe non porre la necessaria attenzione su tutti i concetti esposti.

A tal proposito, la lunghezza delle comunicazioni scritte è stata oggetto di un importante studio secondo il quale a livello aziendale si trascorre quasi un terzo del tempo a leggere e capire le mail e le lettere che si ricevono.

Dunque, per migliorare la comunicazione e soprattutto ottimizzare i tempi, bisogna cercare di proporre delle lettere chiare, dalla costruzione semplice e soprattutto più sintetiche possibile. Per questo motivo, la suddivisione del testo in paragrafi può tornare molto utile. Sia per non perdere il filo del discorso ed essere sicuri di aver incluso tutti i punti necessari, sia per facilitare la lettura al destinario.

Ci sono alcuni modi di dire che possono essere utilizzati per la stesura del corpo centrale della lettera ad esempio per fare una richiesta, per dare buone notizie al proprio interlocutore oppure comunicare brutte notizie.

Ad esempio, per fare una richiesta si potrebbe scrivere "I would be grateful if you could..." che significa "Le sarei molto grato se potesse…" Per dare delle buone notizie una frase molto usata è "We are pleased/happy/delighted to announce that..." ("Siamo lieti di annunciare che...") mentre per dare notizie negative si potrebbe scrivere "I am afraid it would not be possible to..." ("Temo che non sia possibile…") o "I regret to inform you that..." (Sono spiacente di informarla che...").

Come concludere una lettera formale in inglese

 Ricordando ancora una volta come bisogna mantenere una certa semplicità di struttura grammaticale e sintattica evitando frasi troppo complicate, puoi procede con la parte finale.

Per chiudere la lettera formale in inglese devi far attenzione alla frase che utilizzi anche perché bisogna essere diretti ed efficaci. Infatti la parte conclusiva della lettera è importante perché solitamente rimane impressa nella mente del lettore il quale potrebbe farsi un'idea su chi si trova di fronte.

In base al contenuto della lettera e all’eventuale risposta che si vuole ottenere, si può chiudere con:

"If you have any questions or concerns/if you need any further information, do not hesitate to let me know" che corrisponde a "se ha ulteriori domande o dubbi, se necessita di maggior assistenza…".

"I would appreciate your reply at your earliest convenience" che significa "Apprezzerei la tua risposta il prima possibile."

"Thank you for your patience and cooperation/for your consideration" ("Grazie per la sua pazienza e collaborazion/per la sua considerazione").

Infine, congedati in modo formale e apponi la tua firma.

Puoi scegliere liberamente tra una di queste formule standard, che corrispondono a “Cordiali saluti”:

“Yours sincerely”

“Kind regards”

“Respectfully”

Una volta terminata la stesura della lettera, ti ricordiamo di leggerla con attenzione per controllare sia il contenuto che la forma, ma soprattutto che sia priva di errori.

Lettera formale inglese azienda

In un mondo sempre più globalizzato, soprattutto per quanto riguarda il settore produttivo e commerciale, è necessario saper utilizzare e parlare correttamente la lingua inglese, quella maggiormente diffusa. Spesso ci si trova con l'impellenza di dover interagire con un'azienda estera e di dover quindi comunicare in inglese. Da qui l'esigenza di dover saper scrivere una lettera formale in inglese ad un'azienda.

Sono diversi i motivi per cui bisogna comunicare con aziende come l'esigenza di dover richiedere materiale per la propria attività, per presentare una proposta commerciale per un bando oppure per un altro genere di servizio. I consigli che ti abbiamo dato in precedenza possono tranquillamente essere applicati a qualsiasi tipo di comunicazione scritta formale in lingua inglese. Pertanto, anche in contesti aziendali, modificando/aggiungendo solo qualche piccolo dettaglio.

Ad esempio, puoi aggiungere all’intestazione il ruolo che rivesti.

Per quanto riguarda i dati del destinatario, in caso di conversazioni o rapporti già in essere, puoi  intestare la lettera direttamente al tuo contatto o referente all’interno dell’azienda.

Un ulteriore problema relativo alla stesura della lettera è quello di dover per forza di cose conoscere anche termini piuttosto tecnici che potrebbero riguardare l'inglese commerciale o quello ingegneristico. Tuttavia, si presuppone che in questo genere di situazioni il mittente abbia già competenze specifiche in tal senso per cui in grado di snocciolare termini che riguardano la propria attività.

Lettera di presentazione inglese azienda

Naturalmente è diverso il caso in cui devi inviare un'azienda per proporti come candidato per un posto di lavoro. In questo caso, si parlerà di lettera di presentazione (il c.d. "cover letter" perché fa da copertina del CV) un po' come succede in Italia. In questa lettera dovrai presentarti in maniera formale evidenziando i tuoi dati sinteticamente e soprattutto preannunciando un po' quelle che sono le conoscenze e competenze che poi saranno approfondite nel curriculum vitae che dovrà essere allegato.

Ovviamente, anche la stesura del curriculum vitae dovrà essere effettuata esclusivamente in lingua inglese altrimenti si commetterebbe un incredibile autogol.

Tornando alla lettera di presentazione, bisogna essere sintetici con frasi brevi che prevedono soggetto e forma verbale ben definita per indicare il motivo per il quale ci si candida per un determinato posto di lavoro che potrebbe essere specializzato o meno.

Il tuo obiettivo è quello di impressionare chi legge la lettera di presentazione, pertanto devi chiarire il motivo che ti ha spinto a prendere in considerazione l'opportunità di collaborare nel tempo con quella determinata azienda, senza dilungarti su dettagli irrilevanti.

La struttura, a prescindere dal motivo per il quale si scrive la lettera per un'azienda, deve essere sempre la stessa con una parte introduttiva in cui spieghi per grosse linee il motivo per cui hai scritto la lettera e quindi una parte centrale che è il vero corpo della lettera.

Consigliamo di utilizzare questa parte centrale per "connect the dots" (unire i puntini) dei vari contenuti del CV, ovvero spiegare il perché della tua esperienza lavorativa e soprattutto evidenziare perché ti reputi un ottimo candidato per quella posizione.

Infine, si conclude con qualche frase per salutare il proprio interlocutore. Ovviamente, a prescindere da una struttura, la fase conclusiva dovrà essere personalizzata in virtù della situazione specifica. Anche in questo caso come ti abbiamo già evidenziato in precedenza, rileggi attentamente la lettera per cercare di individuare eventuali errori grammaticali oppure sintattici anche perché travisare un'informazione da parte dell'interlocutore potrebbe essere un grave errore che non ti permetterebbe di conseguire l'obiettivo per il quale ti stai cimentando nella stesura della lettera.

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